Informativa Privacy per acquisizione CV ed informazioni dei candidati (via web o altra modalità) ai sensi dell’articolo 13, Regolamento Europeo 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016(in breve, rispettivamente l’“Informativa” ed il “Regolamento” o il “GDPR”)
In ottemperanza agli obblighi previsti dal Regolamento, con la presente Aegis S.r.l. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: Via Gaetano Negri 8, 20123 Milano C.F./P.I. 03516140963, Indirizzo PEC: aegishr@legalmail.it, nella sua qualità di titolare del trattamento (di seguito, il “Titolare”) il quale potrà agire eventualmente anche tramite Aegis UK- Recruiting & Consulting Ltd. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: 20 Fitzroy Square W1T 6EJ- Londra, Regno Unito, C.F./P.I. 255 7676 63, Indirizzo email: aegishr@legalmail.it, nella sua qualità di responsabile del trattamento, fornisce la seguente informativa ai sensi dell’art. 13, GDPR, relativamente al trattamento dei dati personali che La riguardano e che ci sono stati o che ci verranno da Lei o da altri comunicati.
Il trattamento dei dati personali sarà realizzato alle seguenti condizioni.
Aegis S.r.l. in persona del legale rappresentante pro-tempore, Sede legale: Via Gaetano Negri 8, 20123 Milano, C.F./P.I. 03516140963, Indirizzo PEC: aegishr@legalmail.it (di seguito, il “Titolare”).
Aegis S.r.l. ha provveduto a nominare un “responsabile della protezione dei dati” (“DPO”) nella persona dell’Avv. Antonio Virgallita, reperibile alla email: privacy@aegishcg.com.
Potrà liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al Trattamento dei suoi Dati Personali e/o nel caso volesse esercitare i suoi diritti, come di seguito indicati e descritti, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica fornito nella presente sezione.
I Suoi dati personali saranno trattati:
(i) senza il Suo consenso (articolo 6, lettere b, c, f, GDPR), per le seguenti finalità:
- attività connesse o strumentali allo svolgimento di attività di ricerca e selezione dei candidati e attività di aggiornamento di tali ricerche, per posizioni attuali e future, da inserire nell’ambito dell’organizzazione di aziende, società od enti terzi in favore delle/dei quali il Titolare opera, nonché per usufruire dei servizi gratuiti offerti dal Titolare quali, a titolo esemplificativo, politiche attive del lavoro, corsi, formazione, studi di settore su base anonima, finalizzati alla fornitura di servizi informativi e divulgativi da parte del Titolare;
- adempimento degli obblighi previsti da leggi italiane o estere, dai regolamenti applicabili al settore di attività del Titolare, dal CCNL o da altre norme vincolanti (in particolare, in materia fiscale, previdenziale ed assistenziale, di igiene e sicurezza sul lavoro, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica), nonché per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare in sede stragiudiziale e/o giudiziale, per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione;
- eventuali dati personali da Lei forniti riconducibili alle categorie particolari di dati ex art. 9, GDPR saranno trattati dal Titolare, solo ove necessario e pertinente, per valutare la Sua candidatura per posizioni lavorative rientranti nell’ambito del collocamento mirato. In tal caso, base giuridica del trattamento è rappresentata dalla necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare del trattamento o dell'Interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato (art. 9.2 lett. b, GDPR);
- il Titolare potrà trattare informazioni pubbliche inerenti il Suo profilo presente su social network di natura professionale per verificare che i dati da Lei forniti corrispondano a quanto da Lei dichiarato, limitatamente alle sole informazioni di natura professionale, necessarie al solo fine di valutare gli specifici rischi legati al tipo di attività che dovrà essere svolta in base al profilo ricercato, adottando ogni necessaria misura per garantire il corretto bilanciamento dei Suoi interessi, diritti e libertà fondamentali con il nostro legittimo interesse.
(ii) con il Suo consenso (articolo 7, GDPR), per le seguenti finalità:
- comunicazione dei Suoi dati, ivi inclusi i dati particolari di cui agli artt. 9 e 10 GDPR ulteriori rispetto a quello dell’appartenenza alle “categorie protette” eventualmente forniti dall’Interessato, nonché eventuali schede individuali, con sintetico profilo descrittivo redatto dal Titolare a seguito di uno o più colloqui e risultati delle attività di assessment svolte, a terzi soggetti i quali si avvalgano delle prestazioni professionali del Titolare, per la ricerca e selezione del personale;
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla sezione (i) che precede è obbligatorio. La mancanza dei dati e/o l’eventuale espresso rifiuto al trattamento comporterà l'impossibilità per il Titolare di svolgere le proprie attività per cui è stato contattato o ha contattato il candidato anche legate al processo di ricerca e selezione. Per quanto riguarda lo svolgimento di studi di settore su base anonima, l’Interessato potrà ottenere la sospensione dell’invio di eventuali questionari a mezzo e-mail, facendone espressa richiesta all’indirizzo privacy@aegishcg.com.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla sezione (ii) è facoltativo, con la conseguenza che Lei potrà decidere di non fornire il Suo consenso, ovvero di revocarlo in qualsiasi momento. In tal caso, il Titolare non potrà, tuttavia, fornire la maggior parte dei servizi che normalmente fornisce ai candidati, non potendo comunicare i dati personali a terzi soggetti i quali si avvalgano delle prestazioni professionali del Titolare, per la ricerca e selezione del personale. In caso di conferimento del consenso, il Titolare comunica che, ai sensi dell’art. 7, GDPR, lo stesso verrà considerato valido ed efficace per un periodo di 48 mesi dalla data in cui lo stesso è stato prestato e/o rinnovato, salvo la possibilità dell’interessato di poter chiedere in ogni momento la cancellazione e fermo restando ogni diritto come sancito dal Regolamento. Tale termine è stato definito dal Titolare sulla base della durata media dei mandati di ricerca e selezione ricevuti dai propri clienti.
I dati personali trattati dal Titolare comprendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, residenza, sesso, numero di identificazione aziendale, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale, contatti telefonici, titolo di studio, esperienze lavorative, eventuali ulteriori dati da Lei inseriti nel CV e/o nel questionario compilato via web.
Per il raggiungimento delle finalità di trattamento sopra menzionate, in conformità al principio di minimizzazione previsto dall’art. 5, comma 1, lettera (c), GDPR, il Titolare non ha la necessità di trattare particolari categorie di dati, come definiti agli articoli 9 e 10, GDPR, riguardanti Lei ed eventualmente i Suoi familiari, fatto salvo il solo dato sensibile relativo all’appartenenza o meno a c.d. “categorie protette”. La invitiamo, pertanto, ad astenersi dall’invio al Titolare di dati personali ulteriori, di qualsiasi tipo, non necessari per lo svolgimento della procedura di selezione, qualora dovesse procedere all’invio di tali dati, i medesimi non saranno presi in considerazione e immediatamente cancellati dal Titolare.
Si precisa che l’eventuale trattamento dei dati di cui in oggetto avverrà anche nel rispetto di quanto disposto dall’art. 8 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) che pone in capo al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione e nel corso di svolgimento del rapporto di lavoro, il divieto di effettuare indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché sui fatti non rilevanti ai fini della valutazione delle Sue attitudini professionali. In particolare, il Titolare tratterà i dati personali presenti nel CV ricevuto dal candidato e schede individuali, con sintetico profilo descrittivo redatto dal Titolare a seguito di uno o più colloqui.
Per le finalità di cui al paragrafo 2, sezione (i) che precede i dati da Lei forniti potranno essere resi accessibili:
(i) a dipendenti e collaboratori del Titolare e/o di altre società controllate, collegate, facenti parte del medesimo Gruppo societario di cui il Titolare fa parte (Aegis UK, Aegis Human Consulting Group S.r.l.) e/o di altre business line del Titolare, nella loro qualità di addetti autorizzati al trattamento dei dati o di responsabili del trattamento;
(ii) professionisti e studi professionali incaricati dal Titolare, studi legali e di consulenza, fornitori di servizi di consulenza e/o formazione e/o assessment ed, in generale, soggetti terzi con i quali il Titolare abbia concluso un eventuale rapporto contrattuale al fine dello svolgimento delle attività di cui al par. 3 che precede, che siano stati debitamente nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28, GDPR;
(iii) a pubbliche autorità per gli adempimenti di legge e le finalità di vigilanza, pubbliche amministrazioni, enti ed organismi pubblici (nazionali ed esteri).
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4, n. 2), GDPR - compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati - e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, qualsiasi altra forma di messa disposizione, raffronto, interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei dati.
I Dati saranno trattati sia mediante strumenti tradizionali (moduli, formulari, ecc.), che informatici. In ogni caso sarà garantita la loro sicurezza, logica e fisica, e, in generale, la loro riservatezza e viene esclusa ogni attività di diffusione dei dati personali.
I Suoi dati personali saranno trattati, gestiti e conservati su server ubicati all’interno dello Spazio Economico Europeo e potrebbero essere trasferiti, qualora necessario per l’espletamento delle attività di cui al paragrafo 3 che precede, in alcuni paesi al di fuori del territorio europeo (UK, Stati Uniti, Emirati Arabi Uniti e India). Qualora dovesse essere necessario avvalersi dei servizi di terzi che si trovano al di fuori del territorio europeo, La informiamo sin d’ora che:
- il Titolare ha provveduto a nominare tali soggetti Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, stipulando uno specifico accordo che garantisca il trasferimento con adeguate garanzie di sicurezza e rispetto dei principi sanciti dal Regolamento e
- il trasferimento dei Suoi dati personali a tali soggetti sarà effettuato nella stretta osservanza di quanto disposto dagli articoli 44 e seguenti del Regolamento.
Questo Le assicura che saranno adottate tutte le misure necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei Suoi dati personali poiché tale trasferimento si baserà su accordi contrattuali o altre idonee basi giuridiche predisposte per tutelare i Suoi diritti e interessi.
I Suoi dati personali non saranno oggetto di diffusione.
I Suoi dati personali saranno conservati per l’intera durata del mandato ricevuto dal cliente per la ricerca e selezione del personale per cui i Suoi dati sono stati raccolti dal Titolare e, al termine dello stesso (per qualsivoglia ragione e/o causa) i dati verranno conservati per 48 mesi dall’ultima attività svolta, salvo la possibilità dell’interessato di poter chiedere in ogni momento la cancellazione.
In conformità a quanto previsto nel capo III, Sezione I, GDPR, Lei, in qualità di interessato, ha il diritto di esercitare i diritti ivi contenuti ed in particolare:
L’Interessato può inviare una richiesta di esercizio di tali diritti mediante invio di una comunicazione e-mail all’indirizzo: privacy@aegishcg.com
Ultimo aggiornamento: marzo 2024
